Btw verlegd, facturatie via Peppol, afstand en taal. De praktische kant van werken met een Nederlandse technische partner, zonder verrassingen achteraf.
De afstand tussen Eindhoven en Antwerpen, Hasselt of Turnhout is kleiner dan die tussen Eindhoven en half Nederland. Toch aarzelen Vlaamse ondernemers vaker bij een Nederlandse leverancier, en dat gaat zelden over de dienst zelf. Het gaat over de praktische kant. Die zetten we hier op een rij.
Bij diensten tussen btw-plichtige bedrijven in verschillende EU-landen wordt de btw verlegd. Dat betekent dat wij factureren zonder btw en dat u die in uw eigen aangifte verwerkt. Voor u is dat administratief één regel extra en verder neutraal.
Wat u aanlevert is uw ondernemingsnummer, en dat controleren wij vooraf. Dat is geen formaliteit: klopt het nummer niet, dan mag de verlegging niet en verandert de factuur. Beter vooraf gecontroleerd dan achteraf gecorrigeerd.
Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor B2B in België. Dat geldt voor facturen tussen Belgische bedrijven onderling. Voor een factuur uit Nederland ligt dat anders, maar het is verstandig om uw kant er wel op in te richten, want uw boekhouding verwerkt dan alles op dezelfde manier.
Als u dat toch aan het regelen bent, is dit het moment om er meer aan te hangen dan alleen de wettelijke verplichting. Een factuurstroom die gestructureerd binnenkomt kan automatisch worden gecontroleerd, geboekt en opgevolgd. Zie e-facturatie en Peppol.
Het meeste werk gebeurt op afstand, en dat zou ook zo zijn als we in Gent zaten. Bouwen, testen en opleveren gebeurt in systemen die vanaf elke plek bereikbaar zijn. Waar nabijheid wel telt is bij de eerste kennismaking en bij processen die fysiek zijn, zoals in een werkplaats of een magazijn.
Vanuit Eindhoven is de Kempen ongeveer veertig minuten en zijn Antwerpen en Hasselt ongeveer een uur. Dat is dichterbij dan veel Nederlandse klanten. Langskomen is dus geen probleem, het is alleen zelden nodig. Zie in de buurt of op afstand.
Wij schrijven onze Belgische documentatie en systemen in de juiste begrippen. Dat is geen kleinigheid: het register is de KBO en niet de KvK, en een systeem dat een KvK-nummer verwacht is voor u onbruikbaar. Hetzelfde geldt voor btw-nummers, adresformaten en de manier waarop ondernemingsgegevens zijn opgebouwd.
Waar wij data-verrijking bouwen voor Belgische klanten, gebeurt dat op basis van de KBO. Hoe dat werkt staat in KBO-data gebruiken om leads te verrijken.
De GDPR geldt in beide landen gelijk, dus daar zit geen verschil. Wat u wel wilt weten is waar gegevens worden verwerkt en door welke partijen. Dat leggen we vast, en bij taalmodellen leggen we ook vast dat uw invoer niet voor training wordt gebruikt.
Praktisch betekent dit dat u een lijst krijgt van de verwerkers die in uw systeem zitten. Die heeft u toch nodig voor uw eigen register. Zie GDPR en automatisering in België.
Een gratis gesprek van dertig minuten, daarna een specificatie waar u ja op zegt voordat er iets gebouwd wordt, dan bouwen in stappen, en tot slot oplevering met documentatie en de broncode. De koppelingen draaien op uw eigen accounts, zodat u nergens aan vastzit.
Wat dat ongeveer vraagt hangt af van het aantal stappen, het aantal koppelingen en het aantal uitzonderingen. Die drie factoren zijn hetzelfde ongeacht het land. Zie wat kost AI-automatisering.
Er zijn drie punten waarop een buitenlandse leverancier praktisch anders uitpakt, en het is eerlijker die te benoemen dan te doen alsof landsgrenzen niet bestaan.
Het eerste is dat wetgeving die specifiek Belgisch is, expliciet benoemd moet worden. Peppol, de KBO, de manier waarop ondernemingsgegevens zijn opgebouwd: een leverancier die daar niet uit zichzelf over begint, gaat waarschijnlijk uit van de Nederlandse situatie. Vraag er dus naar in het eerste gesprek.
Het tweede is bereikbaarheid bij een storing. Afstand is daarbij irrelevant, want dat gaat via bericht of telefoon, maar de afspraak erover niet. Leg vast binnen welke termijn er gereageerd wordt en wie er belt als het proces stilligt.
Het derde is de vraag wat er gebeurt als u ooit naar een Belgische partij wilt. Het antwoord hoort te zijn dat dat zonder problemen kan, omdat u de broncode en documentatie heeft en alles op uw eigen accounts draait. Is het antwoord onduidelijk, dan koopt u geen systeem maar afhankelijkheid, en dan is de grens niet uw probleem maar de constructie.
Nee. Bij diensten tussen btw-plichtige bedrijven binnen de EU wordt de btw verlegd naar uw eigen aangifte.
Wij richten Peppol-stromen in voor klanten en kunnen daar in de afspraken rekening mee houden. Wat voor uw eigen administratie handig is, bespreken we vooraf.
Ja, alle communicatie en documentatie. Waar de begrippen verschillen gebruiken we de Belgische.
Voor een kennismaking of om mee te kijken op de werkvloer, graag. De reisafstand naar Vlaanderen is voor ons klein.
Dat kan zonder problemen. U krijgt de broncode en documentatie, en alles draait op uw eigen accounts. Zie een Nederlandse AI-partner inhuren.
Bij projecten werken we standaard met een deel vooraf en een deel na oplevering, en dat staat samen met de scope in de specificatie voordat er iets gebouwd wordt. Bij doorlopend beheer gaat het per maand achteraf.
Het beste antwoord daarop is de constructie zelf. Omdat u de broncode en documentatie heeft en alles op uw eigen accounts staat, kunt u altijd verder, met ons of met iemand anders. Dat is geen loze belofte maar iets wat u bij de oplevering kunt controleren.
Heeft u een concreet proces in gedachten, leg dat dan voor in een gesprek van dertig minuten. Dat is gratis en vrijblijvend, ook als de uitkomst is dat u beter niets kunt bouwen. Neem contact op, of bekijk eerst automatisering voor een Vlaamse kmo.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056