Gebrek aan eigen expertise is de grootste rem op automatisering bij Vlaamse kmo's. Hoe u uitbesteedt zonder technische kennis, en welke afspraken u vooraf maakt.
De grootste rem op automatisering bij Vlaamse kmo's is geen geld en geen twijfel over nut. Het is het ontbreken van eigen expertise: ongeveer een derde van de bedrijven noemt dat als voornaamste obstakel. Dat is precies het probleem dat uitbesteden oplost, mits u het goed aanpakt.
Het Vlaamse bedrijfsleven bestaat vrijwel volledig uit kmo's, en een kmo van vijftien man heeft geen IT-afdeling. Er is meestal wel iemand die handig is met computers, en die persoon lost al jaren de dagelijkse dingen op. Dat is iets anders dan systemen aan elkaar knopen en draaiend houden.
Het gevolg is dat automatisering blijft liggen, niet omdat niemand het wil maar omdat niemand weet waar te beginnen. Meer dan de helft van de Vlaamse bedrijven noemt automatisering een prioriteit en heeft er ook budget voor. De stap ertussen ontbreekt.
U hoeft niet te weten welke software er nodig is, hoe koppelingen werken of welk taalmodel geschikt is. Dat is het vak dat u inhuurt. Wat u wel moet kunnen vertellen is hoe het werk nu loopt, inclusief de uitzonderingen waar iedereen omheen werkt.
Die uitzonderingen bepalen vaak meer dan de hoofdroute. De klant die anders factureert, de leverancier die alles per mail stuurt, de bestelling die telefonisch binnenkomt. Daar breekt automatisering op als u ze niet benoemt, en ze staan zelden in een procesbeschrijving. Zie automatisering voor een Vlaamse kmo.
Drie stuks, en ze zijn belangrijker naarmate u zelf minder technische kennis heeft. Ten eerste: op wiens accounts draaien de koppelingen? Staan ze op naam van uw leverancier, dan stopt uw proces zodra de samenwerking stopt. Bij ons staat alles op uw naam, ook als wij het inrichten.
Ten tweede: krijgt u de broncode en documentatie in gewone taal? De praktische test is of een andere partij het kan overnemen zonder ons te bellen. Ten derde: wat gebeurt er bij een storing, en wie krijgt de melding? Een proces dat stil faalt is gevaarlijker dan handwerk, want dan gaat iedereen ervan uit dat het goed gaat.
Zodra er persoonsgegevens door een automatisering lopen, hoort helder te zijn welke partijen die verwerken en waar ze staan. Bij taalmodellen komt er een vraag bij: wordt uw invoer gebruikt om modellen te trainen? Dat is een instelling, en die hoort vast te liggen en niet af te hangen van een schakelaar in een dashboard.
Dit is geen reden om af te zien van automatisering, wel om er vooraf naar te vragen. Wat er praktisch geregeld moet worden staat in GDPR en automatisering in België.
Twee personen, en het zijn zelden dezelfde. De eerste is iemand die mag beslissen of er gebouwd wordt en wanneer. Zonder die persoon wordt elk gesprek een inventarisatie zonder vervolg, en dat is voor beide kanten zonde van de tijd.
De tweede is degene die het werk dagelijks doet. Die kent de uitzonderingen, weet welk spreadsheet er naast het officiële systeem wordt bijgehouden en waarom, en kan vertellen waar het elke week vastloopt. In veel kmo's is de directie ervan overtuigd dat het proces loopt zoals het is afgesproken, terwijl er op de werkvloer al jaren omheen wordt gewerkt. Dat verschil is geen probleem, het is informatie, maar u vindt het alleen als de juiste persoon meepraat.
De verleiding bij een eerste project is om alles wat blijft liggen tegelijk aan te pakken. Doe dat niet. Kies één proces met een duidelijk begin en eind, laat dat draaien, en kijk daarna verder.
Dat heeft twee voordelen die u vooraf niet ziet. U merkt binnen weken of het bij u werkt, in plaats van na maanden. En een opgelost proces maakt zichtbaar wat het volgende knelpunt is, en dat is bijna nooit het knelpunt dat u vooraf had aangewezen. Zolang u zelf de offertes typte, viel niet op dat de opvolging erna ook blijft liggen.
Een bijkomend voordeel is dat u ons leert kennen zonder dat er veel van afhangt. Bevalt de samenwerking, dan kost de volgende stap minder aanloop omdat de context er al is. Bevalt het niet, dan heeft u een werkend proces en zit u nergens aan vast.
Nee. Wat u nodig heeft is iemand die het proces kent en iemand die mag beslissen. Het bouwen en beheren kunt u uitbesteden.
Praktisch niet. Het meeste gaat op afstand en de btw wordt verlegd. Zie een Nederlandse AI-partner inhuren.
Als er wekelijks tijd in gaat zitten, is hij groot genoeg. Eén proces met een duidelijk begin en eind is een uitstekende start.
Zelden. We koppelen aan wat u gebruikt.
Dan zeggen we dat tijdens het gesprek. Dat kost u niets en het scheelt u een teleurstelling.
Kies het proces dat uw week het meest ophoudt en leg dat voor. Neem contact op, of lees eerst AI-automatisering in België.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056