Kennisbank / AI & automatisering in België
Voor automatisering en AI is het aanbod in Vlaanderen dunner dan de vraag, en de grens is administratief minder werk dan de meeste ondernemers verwachten. Toch komt de vraag bijna altijd terug in een intake: hoe zit het met de btw, welk recht geldt er, en werkt dat wel op afstand.
Dit artikel geeft de praktische antwoorden. Geen juridisch advies, wel de punten die in de praktijk het verschil maken.
Bij een dienst van een Nederlandse onderneming aan een Belgische btw-plichtige onderneming geldt in de regel dat de btw wordt verlegd naar de afnemer. De leverancier factureert zonder btw met vermelding van beide btw-nummers, en u neemt de btw op in uw eigen aangifte. Dat is de gebruikelijke B2B-behandeling binnen de Unie.
Wat u daarvoor nodig hebt: een geldig btw-nummer dat controleerbaar is. Uw eigen boekhouder kan dit in één gesprek bevestigen voor uw situatie, en dat is verstandig, want de details verschillen per soort dienst en per situatie. Voor een eenmanszaak zonder btw-plicht of een vrijgestelde activiteit loopt het anders.
Het praktische gevolg is dat de prijs voor u netto hetzelfde is als bij een Belgische leverancier, en dat de rekening voor uw boekhouding een gewone intracommunautaire dienst is.
Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor binnenlandse Belgische B2B-transacties. Een factuur van een Nederlandse leverancier valt daar niet onder. Peppol wordt in Nederland ook gebruikt, alleen niet met dezelfde verplichting, dus in de praktijk spreekt u af hoe u factureert en legt u dat vast.
Wat u wel moet regelen: uw eigen facturen naar Belgische zakelijke klanten moeten via Peppol. Zie e-facturatie en Peppol in België. Werkt u aan beide zijden van de grens, dan hebt u twee stromen die u het beste in één keten onderbrengt in plaats van in twee losse processen.
Bij een grensoverschrijdende opdracht spreekt u expliciet af welk recht geldt en waar een geschil wordt behandeld. Staat dat niet in de overeenkomst, dan volgt het uit Europese regels, en dat is een minder comfortabele positie dan het zelf vastleggen.
Wat u daarnaast in de overeenkomst wilt zien:
Dit is belangrijker dan de btw en de afstand samen. De echte vraag bij een externe partner is niet waar hij zit, maar of u zonder hem verder kunt.
Wat wij daarvoor aanhouden: koppelingen lopen via uw eigen accounts met de minimale rechten, niet via accounts van ons. Uw Google-omgeving, uw boekhoudpakket, uw CRM. U kunt de toegang op elk moment intrekken, en wat er draait blijft draaien. Verder wordt alles gedocumenteerd opgeleverd, zodat u het zelf kunt beheren of door een andere partij kunt laten beheren.
Een leverancier die vaag blijft over waar de sleutels staan, is zelf het antwoord op de vraag. Zie uitbesteden of zelf doen.
Grotendeels wel, en de intake bij voorkeur niet. Dat onderscheid is de kern.
Het bouwen, koppelen, testen en opleveren gebeurt op afstand, want de systemen staan in de cloud en het werk is niet plaatsgebonden. Overleg gaat per videogesprek, en dat scheelt reistijd aan beide kanten.
De intake is een ander verhaal. Wat mensen vertellen dat er gebeurt en wat er daadwerkelijk gebeurt, verschilt vaker dan u zou denken, vooral op een werkvloer. Meekijken levert altijd meer op dan een beschrijving door de telefoon, omdat de knelpunten meestal net ergens anders zitten dan waar iemand ze verwacht.
Dat is voor Vlaanderen praktisch haalbaar. Wij zitten in de regio Eindhoven, en dan is de Kempen ongeveer veertig minuten, Antwerpen en Hasselt ongeveer een uur. Gent, Mechelen, Leuven en Brugge zijn een langere maar normale rit. Voor een intake en een oplevering is dat geen reisproject.
Nederlands aan beide kanten, en dat is minder triviaal dan het lijkt. De terminologie verschilt: u werkt met een ondernemingsnummer en niet met een KvK-nummer, met een kmo en niet met een mkb, en met Peppol als verplichting in plaats van als optie. Een partij die die verschillen niet kent, bouwt een verrijking op het verkeerde register.
Werkt u tweetalig, dan is dat een expliciet punt in de specificatie. Klantcommunicatie in het Frans, of een telefoonassistent die beide talen aankan, is te bouwen maar moet vooraf besproken zijn en niet achteraf blijken. Zie wat is een voice agent.
Vier vragen die veel zeggen:
Zijn wij niet te klein hiervoor? Van eenmanszaak tot enkele honderden medewerkers is de aanpak anders, het uitgangspunt niet: begin bij het proces dat wekelijks pijn doet. Zie AI voor kleine bedrijven.
Moeten wij van software veranderen? Vrijwel nooit. Wij koppelen aan wat u hebt.
Kunnen wij ergens zien wat jullie gebouwd hebben? Op cases staat een overzicht, waarbij vertrouwelijk klantwerk geanonimiseerd is.
Werken jullie ook achter de schermen voor bureaus? Ja. Zie partners en AI voor bureaus.
Verder lezen: AI-automatisering in België, automatisering voor een Vlaamse kmo en samenwerken met dGEN. Of neem contact op.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056