Kennisbank / AI & automatisering in België
Een lead die binnenkomt is meestal een naam, een mailadres en een vraag. Wat u eigenlijk wilt weten is: welk bedrijf is dit, hoe groot is het, in welke sector zit het, bestaat het nog, en is het de moeite waard om er tijd in te stoppen. In Nederland haalt u dat uit het handelsregister van de KvK. In België is de bron de Kruispuntbank van Ondernemingen, kortweg KBO, beheerd door de FOD Economie.
Dit artikel gaat over hoe u die gegevens automatisch bij uw leads en klanten krijgt, en waar de grenzen liggen.
De KBO is de centrale databank met de identificatiegegevens van alle Belgische ondernemingen en hun vestigingseenheden. Elke onderneming heeft een ondernemingsnummer van tien cijfers, dat sinds de invoering van de regels ook het btw-nummer vormt. Vestigingen hebben daarnaast een eigen vestigingseenheidsnummer.
Er zijn drie manieren om erbij te komen:
Daarnaast bestaan er commerciële diensten die de KBO als API aanbieden in JSON, wat het aansluiten eenvoudiger maakt. Welke route past hangt af van hoe vaak u opzoekt en of u de gegevens wilt bewaren.
Wat u er doorgaans uithaalt: de officiële naam, de rechtsvorm, het ondernemingsnummer, de status (actief of stopgezet), de startdatum, het adres van de zetel en de vestigingen, en de activiteitscodes (NACEBEL) die vertellen wat het bedrijf doet.
Wat er niet in staat en waar mensen op stuklopen: omzet, aantal medewerkers, contactpersonen, mailadressen en telefoonnummers zijn er niet of niet betrouwbaar. Financiële gegevens komen uit de jaarrekeningen bij de Nationale Bank en zijn een aparte bron. Wie een verrijkingspijplijn bouwt in de verwachting dat er een compleet profiel uitrolt, komt bedrogen uit.
Dat is precies waarom een verrijking bijna altijd meerdere bronnen combineert: de KBO voor de harde identificatie, de website van het bedrijf voor wat het werkelijk aanbiedt, en waar relevant openbare bronnen voor grootte-indicaties.
Een aanvraag onmiddellijk aanvullen. Iemand vult uw contactformulier in met een bedrijfsnaam. Voordat u antwoordt, staat het ondernemingsnummer, de sector, de rechtsvorm en het aantal vestigingen al in uw CRM. U begint het gesprek dus niet blanco.
Prioriteren. Niet elke aanvraag verdient hetzelfde. Een bedrijf in uw doelsector met meerdere vestigingen is een ander gesprek dan een startende eenmanszaak buiten uw werkgebied. Automatisch scoren op basis van sector, grootte-indicatie en regio scheelt tijd en zorgt dat de beste aanvraag als eerste wordt opgepakt. Zie leads opvolgen automatiseren.
Uw eigen klantenbestand opschonen. Bedrijven verhuizen, veranderen van naam, worden overgenomen en stoppen. Een periodieke controle tegen de KBO haalt gestopte ondernemingen en verouderde adressen eruit. Dat is niet spectaculair, maar het voorkomt facturen naar een adres dat niet meer bestaat.
Facturatie controleren. Sinds de Peppol-verplichting worden facturen door software van uw klant ingelezen in plaats van door een mens. Een verkeerd of niet-bestaand ondernemingsnummer leidt dan tot een afkeuring in plaats van een telefoontje. Een controle vooraf voorkomt dat. Zie e-facturatie en Peppol in België.
De opzet is bijna altijd dezelfde en hangt aan de bestaande workflow-automatisering:
Stap vier is waar het bij zelfgebouwde pijplijnen misgaat. Een verrijking die bij twijfel de meest waarschijnlijke match invult, vervuilt uw bestand op een manier die u maanden later niet meer kunt terugdraaien. Twee bedrijven met bijna dezelfde naam zijn geen zeldzaamheid. Liever een leeg veld met "geen zekere match" dan een verkeerd bedrijf in uw dossier.
Zie een geautomatiseerde lead-generation pijplijn voor het bredere plaatje, en CRM koppelen aan workflows voor de aansluiting op uw eigen systeem.
Dit is het punt waar bedrijven in de problemen komen. Dat gegevens openbaar zijn, betekent niet dat u er alles mee mag doen. De KBO is een openbaar register, en identificatiegegevens van een onderneming opzoeken is toegestaan. Maar zodra u die gegevens gebruikt om mensen ongevraagd te contacteren, geldt de GDPR, en die maakt onderscheid tussen een onderneming en een persoon.
Een algemeen bedrijfsmailadres is iets anders dan het persoonlijke mailadres van een medewerker. Voor het tweede hebt u een grondslag nodig, moet u kunnen uitleggen waarom u het gebruikt, en moet afmelden altijd mogelijk zijn. Zie GDPR en automatisering in België en AVG en koude acquisitie.
Praktisch komt het hierop neer: verrijken van aanvragen die zelf naar u toe komen is onproblematisch en levert het meeste op. Grootschalig scrapen om koud aan te schrijven is juridisch riskant en werkt bovendien steeds slechter.
Kan ik hiermee een lijst van alle bedrijven in mijn sector genereren? Technisch kan de KBO Open Data dat, met sector- en regiofilters. Of u die lijst vervolgens mag gebruiken om te contacteren is de vraag hierboven, en die verdient een echt antwoord voordat u begint.
Werkt dit ook voor Nederlandse klanten? Nee, daarvoor is het handelsregister de bron. Zie KvK-API om leads te verrijken. Werkt u aan beide kanten van de grens, dan hebt u twee bronnen en één genormaliseerd resultaat in uw eigen systeem.
Hoe vers zijn de gegevens? De KBO wordt continu bijgewerkt, maar bij open datasets werkt u met een momentopname. Voor identificatie is dat prima, voor status-controle wilt u een verse opzoeking.
Verder lezen: AI-automatisering in België. Of bekijk workflow automatisering en neem contact op.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056