Kennisbank / AI & automatisering in België
Er zit een opvallend gat tussen wat Vlaamse kmo's willen en wat ze doen. 57 procent noemt automatisering een prioriteit en 66 procent heeft er budget voor. Tegelijk investeert slechts ongeveer één op de vijf Vlaamse bedrijven er daadwerkelijk in, en gebruikt 28,8 procent van de kleine Belgische bedrijven AI tegen 76,4 procent van de grote.
Dat gat wordt niet veroorzaakt door geld en niet door onwil. Op de vraag wat de grootste hindernis is, antwoordt 35 procent gebrek aan eigen expertise. Daarna komen zorgen over privacy en beveiliging (25 procent) en gebrek aan vertrouwen in AI (20 procent).
In een bedrijfslandschap dat voor 99,9 procent uit kmo's bestaat, is dat een logische uitkomst. Grote bedrijven hebben een ICT-afdeling die dit oppakt. Een bedrijf van twintig mensen heeft die niet, en de persoon die het het beste zou kunnen bedenken is degene die het al te druk heeft.
Het klinkt tegenstrijdig, maar zodra de expertise er is, komt een kmo hier sneller vooruit dan een groot bedrijf. Er is geen aankoopcommissie, geen stuurgroep en geen bestaande ICT-afdeling die het huidige systeem wil verdedigen. U beslist zelf, en een eerste werkend proces is een kwestie van weken.
Daar komt bij dat de winst relatief zwaarder weegt. Bij een bedrijf van twintig mensen zit de administratie meestal bij één of twee personen die het erbij doen. Zij kennen alle uitzonderingen, weten welke klant wat wil, en houden het draaiend. Dat werkt uitstekend tot iemand met vakantie gaat of vertrekt, en dan blijkt hoeveel kennis in één hoofd zat. Automatisering haalt de herhaling weg en legt de afspraken vast in het proces zelf.
De aanloop naar de factuur. De keten van aanvraag naar offerte naar werkbon naar factuur is bij vrijwel elke kmo de plek waar de meeste uren verdwijnen, omdat dezelfde gegevens onderweg drie of vier keer worden overgetypt. Sinds e-facturatie via Peppol verplicht is, moet het laatste stuk van die keten toch al machineleesbaar zijn, en dat maakt de rest ook bereikbaar. Zie e-facturatie en Peppol in België en van offerte tot factuur automatiseren.
De inbox. Mail die gelabeld en samengevat wordt, met een conceptantwoord voor de vragen die elke week terugkomen. Dit is meestal de eerste automatisering die mensen zelf zien werken, en daarom een goede opener. Zie inbox en mail automatiseren.
De telefoon die niet wordt opgenomen. Voor bedrijven die op locatie werken is dit een reëel verlies: een gemiste oproep is vaak een gemiste opdracht. Een assistent die altijd opneemt, doorverwijst of een afspraak inplant, vangt dat op. In een tweetalig land kan diezelfde assistent Nederlands en Frans. Zie wat is een voice agent.
Rapportage. Het maandoverzicht dat nu met de hand wordt samengesteld en daarom vaak te laat komt of overgeslagen wordt. Zie rapportages automatiseren.
Dit is waar de meeste trajecten misgaan, en het heeft niets met techniek te maken.
De verleiding is te beginnen bij het grootste systeem, want daar zit de meeste data. In de praktijk werkt de omgekeerde volgorde beter: begin bij het proces waar het wekelijks fout gaat en waar iedereen weet dat het knelt, ook als dat klein is. Dat levert binnen weken een resultaat op dat u aan uw eigen mensen kunt laten zien, en dat draagvlak hebt u nodig voordat u aan het grote systeem begint.
Praktisch: schrijf één proces uit in handelingen. Wie doet wat, hoe lang duurt het, en waar wordt er gewacht. Niet in techniek, in stappen. Binnen een uur is doorgaans duidelijk waar de winst zit, en verrassend vaak is dat niet de plek waar u ze vooraf zocht. Het wachten is bijna altijd duurder dan het werken.
Zie uw eerste automatisering in 30 dagen.
Voor een bedrijf van tien tot dertig mensen is de sprong naar een extra administratieve kracht groot. Het is een vast bedrag per maand, iemand inwerken kost tijd, en bij een rustige periode zit u eraan vast. Tegelijk is de druk reëel: de aanvragen komen binnen, de facturen moeten eruit, en de mensen die het erbij doen lopen tegen hun grens aan.
Automatisering is in die situatie vaak de tussenstap die ontbreekt. U neemt niet het werk over dat oordeel vraagt, wel het deel dat pure handeling is. In de praktijk betekent dat vaak dat een bedrijf de volgende groeisprong aankan met dezelfde bezetting, en dat de aanwerving die daarna wél nodig is een vakinhoudelijke wordt in plaats van een administratieve.
Drie categorieën waar het weinig oplevert of schade doet.
Een proces dat u zelf nog niet scherp hebt. Wanneer drie medewerkers hetzelfde werk op drie manieren doen en er geen afspraak is over welke manier klopt, dan legt automatisering die onduidelijkheid vast in plaats van ze op te lossen.
Werk dat echt elke keer anders loopt. Dan automatiseert u de voorbereiding en blijft het denkwerk waar het hoort. Ook dat is een prima uitkomst, maar dan weet u het vooraf.
Het persoonlijke contact zelf. Een klant die belt met een probleem wil een mens spreken, en een relatie die u jaren hebt opgebouwd verdient u niet terug met een automatisch bericht.
Minder dan u denkt, maar niet nul. Wij hebben iemand nodig die weet hoe het werk echt loopt, inclusief de uitzonderingen die nergens beschreven staan. Dat is meestal niet de zaakvoerder maar de persoon die het dagelijks doet.
Verder toegang tot de pakketten waaraan gekoppeld wordt, en een besluit over wat er wel en niet automatisch mag gebeuren. Dat laatste is een keuze die bij u hoort. Bij elkaar is dat enkele uren in de eerste weken, en daarna vooral meekijken of het doet wat u verwacht.
Uw software hoeft er niet uit. Automatisering legt verbindingen tussen wat u al hebt. Overstappen is duur en lost het echte probleem meestal niet op, want dat zit in de ruimte tussen de systemen.
Wij zijn maar een handvol mensen. Is dit iets voor ons? Juist wel. Hoe kleiner het team, hoe zwaarder elk uur administratie weegt. Zie AI voor kleine bedrijven.
Hoe lang duurt het voordat er iets draait? Een eerste werkend proces is doorgaans weken, geen maanden.
Wat als het misgaat? Elk proces krijgt foutafhandeling en een melding. Een automatisering die stil faalt is gevaarlijker dan handwerk, dus dat bouwen we er niet in.
Blijven wij afhankelijk van jullie? Nee. Alles wordt gedocumenteerd opgeleverd en koppelingen lopen via uw eigen accounts. Zie uitbesteden of zelf doen.
Verder lezen: AI-automatisering in België en wat kost AI-automatisering. Of bekijk onze werkwijze en neem contact op.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056