Btw, contract, taal en afstand. Wat er verandert wanneer u als Belgische onderneming een automatiseringspartner over de grens inhuurt, en waar u op moet letten.
Het aanbod aan automatiseringspartners in Vlaanderen is dunner dan de vraag, en de grens is administratief minder werk dan de meeste ondernemers verwachten. Toch komt dezelfde vraag bijna altijd terug in een eerste gesprek: hoe zit het met de btw, welk recht geldt er, en werkt dat wel op afstand. Dit artikel geeft de praktische antwoorden.
Bij een dienst van een Nederlandse onderneming aan een Belgische btw-plichtige onderneming geldt in de regel dat de btw wordt verlegd naar de afnemer. De leverancier factureert zonder btw met vermelding van beide btw-nummers, en u neemt de btw op in uw eigen aangifte. Dat is de gebruikelijke B2B-behandeling binnen de Unie.
Wat u daarvoor nodig hebt is een geldig, controleerbaar btw-nummer. Laat uw boekhouder het voor uw situatie bevestigen, want de details verschillen per soort dienst en per situatie; voor een vrijgestelde activiteit loopt het anders. Het praktische gevolg is dat de prijs netto hetzelfde is als bij een Belgische leverancier.
Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor binnenlandse Belgische B2B-transacties. Een factuur van een Nederlandse leverancier valt daar niet onder. Peppol wordt in Nederland ook gebruikt, alleen niet met dezelfde verplichting, dus u spreekt af hoe er gefactureerd wordt en legt dat vast.
Wat u wel moet regelen zijn uw eigen facturen naar Belgische zakelijke klanten. Zie e-facturatie en Peppol in Belgie. Werkt u aan beide zijden van de grens, dan hebt u twee stromen die u het beste in een keten onderbrengt in plaats van in twee losse processen die iemand met de hand uit elkaar houdt.
Bij een grensoverschrijdende opdracht spreekt u expliciet af welk recht geldt en waar een geschil wordt behandeld. Staat dat niet in de overeenkomst, dan volgt het uit Europese regels, en dat is een minder comfortabele positie dan het zelf vastleggen.
Wat u verder in de overeenkomst wilt zien: wat er precies wordt opgeleverd, in handelingen en niet in techniek. Een workflow is geen scope; een aanvraag die binnen een minuut een bevestiging krijgt en als taak in uw CRM belandt is dat wel. Verder wie eigenaar is van wat er gebouwd wordt (voor maatwerk hoort dat u te zijn), waar de gegevens staan en wie ze verwerkt, en wat er gebeurt als u stopt.
Dat derde punt is geen formaliteit maar een GDPR-verplichting en hoort in een verwerkersovereenkomst. Zie GDPR en automatisering in Belgie.
Dit is belangrijker dan de btw en de afstand samen. De echte vraag bij een externe partner is niet waar hij zit, maar of u zonder hem verder kunt.
Wat wij daarvoor aanhouden: koppelingen lopen via uw eigen accounts met de minimale rechten, niet via accounts van ons. Uw Google-omgeving, uw boekhoudpakket, uw CRM. U kunt de toegang op elk moment intrekken, en wat er draait blijft draaien. Verder wordt alles gedocumenteerd opgeleverd, zodat u het zelf kunt beheren of door een andere partij kunt laten beheren.
Een leverancier die vaag blijft over waar de sleutels staan, is zelf het antwoord op de vraag.
Grotendeels wel, en de intake bij voorkeur niet. Dat onderscheid is de kern.
Het bouwen, koppelen, testen en opleveren gebeurt op afstand, want de systemen staan in de cloud en het werk is niet plaatsgebonden. Overleg gaat per videogesprek, en dat scheelt reistijd aan beide kanten.
De intake is een ander verhaal. Wat mensen vertellen dat er gebeurt en wat er daadwerkelijk gebeurt, verschilt vaker dan u zou denken, vooral op een werkvloer. Meekijken levert altijd meer op dan een beschrijving door de telefoon, omdat de knelpunten meestal net ergens anders zitten dan waar iemand ze verwacht.
Voor Vlaanderen is dat praktisch haalbaar. Wij zitten in de regio Eindhoven: de Kempen is ongeveer veertig minuten, Antwerpen en Hasselt ongeveer een uur. Gent, Mechelen, Leuven en Brugge zijn een langere maar normale rit. Voor een intake en een oplevering is dat geen reisproject.
Nederlands aan beide kanten, en de terminologie verschilt. U werkt met een ondernemingsnummer en niet met een KvK-nummer, met de KBO en niet met het handelsregister, en met Peppol als verplichting in plaats van als optie.
Dat is meer dan woordkeuze. Een partij die die verschillen niet kent, bouwt een verrijking op het verkeerde register en levert een factuurproces op dat de Belgische verplichting mist. Zie KBO-data gebruiken om gegevens te verrijken.
Werkt u tweetalig, dan is dat een expliciet punt in de specificatie en niet iets wat achteraf blijkt. Klantcommunicatie in het Frans of een telefoonassistent die beide talen aankan is te bouwen, maar moet vooraf besproken zijn. Zie voice agents voor Belgische kmo's.
Vier vragen die veel zeggen. Vraagt de partij naar uw proces of naar uw software, want wie meteen over tools begint verkoopt tools. Wat gebeurt er als een automatisering faalt, waar het antwoord hoort te zijn dat u een melding krijgt. Van wie zijn de accounts. En wat krijgt u bij oplevering, waar documentatie erbij hoort en niet als optie.
Zijn wij niet te klein hiervoor? Van eenmanszaak tot enkele honderden medewerkers is de aanpak anders, het uitgangspunt niet. Zie automatisering voor een Vlaamse kmo.
Moeten wij van software veranderen? Vrijwel nooit. Wij koppelen aan wat u hebt.
Waar kunnen wij zien wat jullie gebouwd hebben? Op cases, waarbij vertrouwelijk klantwerk geanonimiseerd is.
Werken jullie ook achter de schermen voor bureaus? Ja. Zie partners.
Een intake van een uur en een concreet proces is genoeg om te bepalen of het zinvol is. Dat is geen verplichting en geen traject; het is een gesprek waarna u weet waar bij u de winst zit.
Dit artikel hoort bij ons overzicht AI-automatisering in Vlaanderen. Lees ook een Nederlandse AI-partner inhuren of neem contact op.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056