De Kruispuntbank van Ondernemingen is de Belgische bron voor bedrijfsgegevens. Hoe u er automatisch gegevens uit haalt, wat er niet in staat, en waar de juridische grens ligt.
Een lead die binnenkomt is meestal een naam, een mailadres en een vraag. Wat u eigenlijk wilt weten is welk bedrijf dit is, hoe groot het is, in welke sector het zit, of het nog bestaat en of het de moeite waard is om er tijd in te stoppen. Nederlandse handleidingen wijzen daarvoor naar het handelsregister van de KvK. In Belgie is de bron de Kruispuntbank van Ondernemingen, en dat verschil is meer dan een naam.
De KBO is de centrale databank van de FOD Economie met de identificatiegegevens van alle Belgische ondernemingen en hun vestigingseenheden. Elke onderneming heeft een ondernemingsnummer van tien cijfers, dat ook het btw-nummer vormt. Vestigingen hebben daarnaast een eigen vestigingseenheidsnummer.
Er zijn drie routes om erbij te komen. KBO Public Search is de publieke zoekpagina voor losse opzoekingen, handig om iets te controleren maar niet om te automatiseren. KBO Open Data is de officiële route voor structureel gebruik: u registreert zich en haalt de datasets op. En Digitaal Vlaanderen houdt een verrijkte kopie bij, de VKBO, aangevuld met gegevens uit andere bronnen. Daarnaast bestaan er commerciële diensten die de KBO als API aanbieden, wat het aansluiten eenvoudiger maakt.
Dit is waar de meeste projecten op stuklopen, dus het staat hier vooraan. Wat u eruit haalt: officiële naam, rechtsvorm, ondernemingsnummer, status (actief of stopgezet), startdatum, adres van zetel en vestigingen, en de activiteitscodes die vertellen wat het bedrijf doet.
Wat er niet in staat: omzet, aantal medewerkers, contactpersonen, mailadressen en telefoonnummers zijn er niet of niet betrouwbaar. Financiële gegevens komen uit de jaarrekeningen bij de Nationale Bank en zijn een aparte bron.
Wie een verrijkingspijplijn bouwt in de verwachting dat er een compleet profiel uitrolt, komt bedrogen uit. Daarom combineert een goede verrijking meerdere bronnen: de KBO voor de harde identificatie, de website van het bedrijf voor wat het werkelijk aanbiedt, en waar relevant openbare bronnen voor grootte-indicaties. Zie KBO-data gebruiken om leads en klantgegevens te verrijken.
De opzet is bijna altijd dezelfde. Er komt een aanvraag binnen. De bedrijfsnaam of het ondernemingsnummer wordt eruit gehaald, bij enkel een naam volgt een zoekopdracht met een controle op hoe zeker de match is. De gegevens worden opgehaald en genormaliseerd, zodat een rechtsvorm altijd op dezelfde manier in uw systeem staat. Het resultaat gaat naar uw CRM met een taak voor de juiste persoon.
De stap die het vaakst wordt overgeslagen is de vierde: wat te doen bij twijfel. Een verrijking die bij onzekerheid de meest waarschijnlijke match invult, vervuilt uw bestand op een manier die u maanden later niet meer kunt terugdraaien. Twee bedrijven met bijna dezelfde naam zijn geen zeldzaamheid. Liever een leeg veld met de reden erbij dan een verkeerd bedrijf in uw dossier.
Dit is het punt waar bedrijven in de problemen komen. Dat gegevens openbaar zijn, betekent niet dat u er alles mee mag doen. De KBO is een openbaar register en identificatiegegevens van een onderneming opzoeken is toegestaan. Maar zodra u die gegevens gebruikt om mensen ongevraagd te contacteren, geldt de GDPR, en die maakt onderscheid tussen een onderneming en een persoon.
Een algemeen bedrijfsmailadres is iets anders dan het persoonlijke adres van een medewerker. Voor het tweede hebt u een grondslag nodig, moet u kunnen uitleggen waarom u het gebruikt, en moet afmelden altijd mogelijk zijn. Zie GDPR en automatisering in Belgie en AVG en koude acquisitie.
Praktisch komt het hierop neer: aanvragen verrijken die zelf naar u toe komen is onproblematisch en levert het meeste op. Grootschalig scrapen om koud aan te schrijven is juridisch riskant en werkt bovendien steeds slechter, omdat inboxen verzadigd zijn en uw verzendreputatie de rekening betaalt.
Vindbaar zijn op het moment dat iemand zelf zoekt. Dat is trager op te bouwen en het levert aanvragen op die al warm zijn, en het is precies de kant waar de verrijking daarna zijn werk doet. Zie gevonden worden door AI in Vlaanderen.
Kan ik een lijst van alle bedrijven in mijn sector maken? Technisch kan de KBO Open Data dat met sector- en regiofilters. Of u die lijst mag gebruiken om te contacteren is de vraag hierboven, en die verdient een echt antwoord voordat u begint.
Werkt dit ook voor Nederlandse prospects? Nee, daarvoor is het handelsregister de bron. Zie de KvK-API om leads te verrijken. Werkt u aan beide zijden van de grens, dan hebt u twee bronnen en een genormaliseerd resultaat.
Hoe vers zijn de gegevens? De KBO wordt continu bijgewerkt, maar bij open datasets werkt u met een momentopname. Voor identificatie is dat prima, voor status-controle wilt u een verse opzoeking.
Begin bij de aanvragen die u al krijgt in plaats van bij een lijst die u nog moet maken. Dat is juridisch eenvoudig, het levert direct tijdwinst, en het is meteen meetbaar in hoeveel aanvragen er klant worden.
Dit artikel hoort bij ons overzicht AI-automatisering in Vlaanderen. Bekijk AI SDR en lead generation of neem contact op.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056