dGEN Productions
Hoe automatiseert een logistiek MKB planning en klantcontact?

Blog / Regio & lokaal

Hoe automatiseert een logistiek MKB planning en klantcontact?

Logistieke MKB-bedrijven in Noord-Brabant verliezen veel tijd aan planning, orderinvoer en klanten die vragen waar hun zending is. Wat je daarvan automatiseert, met welke systemen, en hoe je begint.

Logistieke MKB-bedrijven in Noord-Brabant automatiseren het meest bij orderinvoer, planning en klantcontact. Orders uit mail en portalen worden automatisch ingelezen, een AI-agent zet een conceptplanning klaar die de planner goedkeurt, en klanten krijgen vanzelf bericht over hun zending. Een AI-bureau als dGEN Productions in Veldhoven bouwt dat op je bestaande transport- of WMS-systeem.

Noord-Brabant is een logistieke provincie. Veel bedrijven zijn klein tot middelgroot, met een planner die de dag begint met mail, telefoon en een volle Excel-lijst. In deze post lees je waar automatisering daar het meeste oplevert. Wat we als bureau in de regio doen, staat op AI-bureau in Eindhoven en de Brainport-regio.

Waar gaat de tijd naartoe?

Bij de logistieke bedrijven die we spreken, komen steeds dezelfde drie plekken terug.

Orderinvoer. Opdrachten komen binnen als mail, pdf, Excel of via een klantportaal. Iemand typt ze over in het transport- of voorraadsysteem. Dat kost tijd en levert typefouten op in adressen en aantallen.

Planning. De planner combineert orders, voertuigen, chauffeurs, laadtijden en afspraken. Veel daarvan staat in zijn hoofd. Valt hij uit, dan staat de planning stil.

Klantcontact. "Waar is mijn zending?" en "kan het een dag later?" komen tientallen keren per dag binnen, via telefoon, mail en WhatsApp.

Wat kun je automatiseren bij orderinvoer?

Een workflow leest binnenkomende mail en bijlagen, haalt de ordergegevens eruit en zet ze klaar in je systeem. AI is daarbij goed in het lezen van wisselende formats: de ene klant stuurt een pdf, de andere een mail met een tabel. Bij twijfel, zoals een onleesbaar adres of een onbekend artikel, gaat de order naar een medewerker in plaats van dat het systeem gokt.

Hoe zo'n keten werkt, staat in inbox en mail automatiseren.

Kan AI de planning maken?

Een AI-agent kan een conceptplanning maken op basis van de orders, de beschikbare voertuigen en de regels die je planner hanteert. De planner bekijkt het concept, schuift wat nodig is en keurt goed. Zo blijft de kennis van de planner leidend, maar hoeft hij niet elke dag bij nul te beginnen.

Belangrijk: leg de regels vast. Welke klant moet voor tien uur, welke chauffeur rijdt geen gevaarlijke stoffen, welk voertuig past niet bij welk laadadres. Dat vastleggen is meteen waardevol, ook zonder AI, omdat de planning dan niet meer van één persoon afhangt.

Voor complexe ritplanning met veel stops bestaan gespecialiseerde planningspakketten. Een AI-agent vervangt die niet, maar kan er wel orders in zetten en uitkomsten uit halen.

Hoe automatiseer je klantcontact over zendingen?

Klachten, schade en uitzonderingen gaan altijd naar een mens, met een samenvatting zodat de klant zijn verhaal niet opnieuw hoeft te doen.

Met welke systemen werkt het?

Met de systemen die je al hebt: je transportmanagementsysteem, voorraadsysteem, boekhouding en mail. Heeft je pakket een koppeling of API, dan sluiten we daarop aan met een koppeling in eigen code. Heeft het die niet, dan kijken we naar exports of het portaal van de leverancier.

Waar begin je?

  1. Tel een week lang hoeveel orders er binnenkomen per kanaal, en hoeveel tijd het overtypen kost.
  2. Tel hoeveel telefoontjes en mails over zendingsstatus gaan.
  3. Kies het grootste van de twee en begin daar.

Bij de meeste bedrijven is dat orderinvoer of statusvragen. Die leveren snel tijd op, en ze raken de planning nog niet, dus het risico is klein.

Een voorbeeld

Neem een denkbeeldig transportbedrijf uit de omgeving van Tilburg met tien wagens en een planner. Elke ochtend komen er dertig tot veertig opdrachten binnen per mail, de helft als pdf. De planner typt ze over, belt drie klanten terug over onduidelijke adressen en beantwoordt tussendoor telefoontjes over zendingen van gisteren.

Na een eerste automatisering leest een workflow de mails en pdf's, zet de opdrachten in het transportsysteem en legt alleen de twijfelgevallen aan de planner voor. Klanten krijgen automatisch een bericht bij ophalen en afleveren. De planner begint zijn dag met een lijst uitzonderingen in plaats van een volle inbox.

Wat levert het op?

Minder overtypen, minder fouten in adressen en aantallen, en minder telefoontjes over zendingen. Hoeveel precies, meet je vooraf: tel een week lang de orders, de tijd per order en het aantal statusvragen. Dan zie je na de eerste maand zwart op wit wat het scheelt.

Hoe helpt dGEN je hiermee?

We zijn een AI-bureau op De Run in Veldhoven en werken voor bedrijven in heel Noord-Brabant. We bouwen workflows voor orderverwerking, AI-agents voor planning en voice agents en chatbots voor klantcontact, op je bestaande systemen. Plan een gratis intake, dan kijken we samen waar in jouw operatie het meeste te halen is.

Veelgestelde vragen

Vervangt AI mijn planner?

Nee. De agent maakt een concept, de planner beslist. Zijn kennis wordt vastgelegd in regels, waardoor de planning minder van één persoon afhangt.

Wat als een order verkeerd wordt ingelezen?

Bij twijfel gaat de order naar een medewerker. In de eerste weken controleert iemand alles, daarna alleen de uitzonderingen.

Werkt dit ook met oudere software?

Vaak wel, via exports, mail of het portaal van de leverancier. Dat bekijken we in de intake.

Werk je in Eindhoven, Veldhoven of elders in Noord-Brabant? Lees wat we doen als AI-bureau in Eindhoven en de Brainport-regio.

Verder lezen in de kennisbank

Meer uit de blog

dGEN Productions, AI-bureau in Veldhoven, regio Eindhoven (Brainport), onderdeel van dGEN Labs. De Run 1141 (1e verdieping, nr. 12), 5503 LB Veldhoven · info@dgenproductions.nl · 06-87413056 · KvK 97916137 (eenmanszaak) · btw NL005295840B15