AI in een Brainport-maakbedrijf begint bij de offerte

Maakbedrijven en toeleveranciers in de Brainport-regio zetten AI het eerst in rond de machine: offertes, werkvoorbereiding, kwaliteitsrapporten en klantvragen. Waar je begint, wat het oplevert en waar je op let.

Een maakbedrijf in de Brainport-regio zet AI het snelst in rond de machine, niet erin: bij offertes op basis van tekeningen en specificaties, werkvoorbereiding, kwaliteitsrapporten en klantvragen over levertijden. Daar zit het meeste kantoorwerk. Pas daarna komen toepassingen op de werkvloer zelf, zoals agents die met meetapparatuur en machines werken.

De Brainport-regio rond Eindhoven draait op hightech maakindustrie: toeleveranciers, machinebouwers, precisiebewerkers en assemblagebedrijven. Veel van die bedrijven zijn MKB, met een sterke werkvloer en een kantoor dat het niet bijhoudt. In deze post lees je waar AI daar het meeste oplevert. Wat wij in de regio doen, staat op AI-bureau in Eindhoven en de Brainport-regio.

Waar zit het kantoorwerk in een maakbedrijf?

Offertes. Een klant stuurt een tekening, een stuklijst of een specificatie. Iemand leest die, zoekt vergelijkbare eerdere orders op, rekent materiaal en bewerkingstijd door en maakt een offerte. Bij enkelstuks en kleine series gebeurt dat tientallen keren per week.

Werkvoorbereiding. Uit elke order volgen een werkbon, een bewerkingsvolgorde, een materiaalbestelling en een plek in de planning. Veel daarvan is overtypen tussen ERP, Excel en mail.

Kwaliteit en documentatie. Meetrapporten, certificaten en keuringsdocumenten die per order moeten worden samengesteld.

Klantvragen. "Wanneer is mijn order klaar?" en "kan het een week eerder?" komen binnen bij dezelfde mensen die de offertes maken.

Wat kan AI daarbij doen?

Offertes voorbereiden. Een AI-agent leest de aanvraag, haalt de belangrijkste gegevens uit tekening en specificatie, zoekt vergelijkbare eerdere orders op en zet een conceptofferte klaar. De calculator controleert en past aan. Het rekenwerk blijft bij jullie regels, de agent bespaart het zoekwerk.

Werkbonnen en documenten. Een workflow maakt uit een order automatisch de werkbon, de materiaalbestelling en de documentmap. Kwaliteitsrapporten worden samengesteld uit de meetgegevens die al bestaan.

Klantvragen over levertijden. Een assistent zoekt de status op in je ERP en antwoordt zelf, of zet de vraag door met de juiste informatie erbij.

Hoe offerte tot factuur als één keten loopt, staat in van offerte tot factuur automatiseren.

En op de werkvloer zelf?

Daar wordt het interessanter, en ook voorzichtiger. AI-agents die met machines, sensoren en meetapparatuur werken, kunnen meten, vergelijken en afwijkingen melden. Een camera die een product beoordeelt, een agent die meetwaarden met de tekening vergelijkt, of een systeem dat een operator waarschuwt voordat een serie uit tolerantie loopt.

Daarvoor heb je duidelijke afspraken nodig over wat een agent mag aansturen en wat alleen een mens mag. Wij werken daarvoor met MHS, een open referentiebestand voor agents die hardware bedienen. Lees MHS voor de maakindustrie en MHS en de Brainport-maakindustrie. Een camera als goedkoopste sensor komt aan bod in de camera als goedkoopste sensor.

Waar let je op?

Tekeningen en specificaties zijn vertrouwelijk. Kies voor verwerking binnen Europa en leg vast wat er met de gegevens gebeurt. Klanten in de hightech sector vragen daar steeds vaker naar.
Je ERP blijft leidend. AI zet concepten klaar en vult aan, het ERP blijft de bron van waarheid.
De calculator beslist. Een conceptofferte is een startpunt. Prijzen en levertijden keurt een mens goed.
Begin met één producttype. Offertes voor één type werk zijn beter te automatiseren dan alles tegelijk.
Meet vooraf. Noteer hoe lang een offerte nu duurt en hoeveel er gewonnen worden. Dan zie je na een maand wat het oplevert.

Waar begin je?

Tel een maand hoeveel offerteaanvragen er binnenkomen, hoeveel tijd elke offerte kost en hoeveel er gewonnen worden. Bij de meeste toeleveranciers zit daar de grootste winst: sneller offreren betekent vaak meer orders, omdat de klant niet bij de concurrent bestelt die eerder antwoordde.

Daarna volgen werkvoorbereiding en klantvragen. De werkvloer komt als het kantoor op orde is.

Een voorbeeld

Neem een denkbeeldige toeleverancier in de regio Eindhoven met twintig mensen op de vloer en twee op kantoor. Er komen elke week veertig offerteaanvragen binnen, vaak met een tekening als pdf. Een offerte maken kost gemiddeld drie kwartier, en een deel van de aanvragen ligt een paar dagen voordat iemand eraan toekomt.

Na een eerste automatisering leest een agent elke aanvraag zodra hij binnenkomt. Hij haalt materiaal, afmetingen, aantallen en gevraagde levertijd eruit, zoekt de drie meest vergelijkbare eerdere orders op en zet een conceptofferte klaar met de gebruikte uren en prijzen van toen. De calculator past aan en verstuurt. Aanvragen liggen niet meer te wachten, en de tijd per offerte gaat vooral naar het controleren.

Wat er in de regio speelt

De Brainport-regio heeft een dicht netwerk van toeleveranciers rond grote machinebouwers, met eigen plekken als de Brainport Industries Campus. Klanten in die keten vragen steeds sneller om offertes, documentatie en traceerbaarheid. Bedrijven die hun kantoorwerk automatiseren, kunnen die snelheid bijhouden zonder extra mensen aan te nemen, in een arbeidsmarkt waar die er nauwelijks zijn.

Hoe helpt dGEN je hiermee?

We zijn een AI-bureau op De Run in Veldhoven, midden in de Brainport-regio. We bouwen AI-agents en workflows voor offertes, werkvoorbereiding en documentatie, gekoppeld aan je ERP, en denken mee over toepassingen op de werkvloer. Plan een gratis intake, bij ons op kantoor of bij jou in de fabriek.

Veelgestelde vragen

Kan AI een technische tekening lezen?

Een taalmodel met beeldherkenning kan maten, materialen en bewerkingen uit veel tekeningen halen. Bij complexe tekeningen blijft een controle door de werkvoorbereider nodig.

Werkt dit met ons ERP?

Meestal wel, via een koppeling of export. Dat bekijken we in de intake.

Wat kost een eerste stap?

Dat hangt af van het proces. Een eerste automatisering rond offertes of werkbonnen is een overzichtelijk project, met een vaste prijs in het voorstel.

Werk je in Eindhoven, Veldhoven of elders in Noord-Brabant? Lees wat we doen als AI-bureau in Eindhoven en de Brainport-regio.

Verder lezen in de kennisbank

Meer uit de blog

dGEN Productions, AI-bureau in Veldhoven, regio Eindhoven (Brainport), onderdeel van dGEN Labs. De Run 1141 (1e verdieping, nr. 12), 5503 LB Veldhoven · info@dgenproductions.nl · 06-87413056 · KvK 97916137 (eenmanszaak) · btw NL005295840B15