Een intakegesprek van een half uur kan twee dingen opleveren. Een voorstel met een concrete scope, een prijs en een doorlooptijd. Of een tweede gesprek om te vragen wat er in het eerste niet ter sprake kwam.
Het verschil zit bijna nooit in de vragen die de bouwer stelt. Het zit in wat de opdrachtgever meebrengt. Dit artikel zet op een rij wat dat is, zodat je na één gesprek verder bent. Zie samenwerken met dGEN voor het traject daarna.
De grootste tijdwinst zit in de scope. Een gesprek over "wij willen iets met AI" kost een half uur en levert een inventarisatie op. Een gesprek over één proces levert een voorstel op.
Kies dus vooraf één handeling die je wilt verbeteren, bij voorkeur eentje die vaak terugkomt en waarvan de regels uitlegbaar zijn. Welke dat is, bepaal je met de methode in welke processen automatiseer je eerst.
Andere ideeën noem je gerust, maar als lijst voor later. Dat scheelt een gesprek waarin alles half wordt behandeld.
Vijf dingen maken een gesprek concreet. Ze kosten samen een uur voorbereiding.
De stappen zoals ze nu gaan. Letterlijk: wie doet wat, in welke volgorde, in welk scherm. Een lijst van acht regels is genoeg, en beter dan een procesplaat die niet klopt met de praktijk.
De uitzonderingen. Wat gebeurt er als de aanvraag onvolledig is, als de klant al bestaat, als het bedrag boven een grens ligt? Hier zit doorgaans het echte werk, en het onderscheidt een offerte die klopt van een offerte die later wordt bijgesteld.
Echte voorbeelden. Twee of drie werkelijke gevallen, met gegevens erin. Geen verzonnen voorbeeld, want die is altijd netter dan de werkelijkheid. Persoonsgegevens mogen eruit.
De systemen. Welke pakketten je gebruikt, welke versie, en of je weet of er een koppeling beschikbaar is. Zo niet, dan is dat geen probleem maar wel iets om uit te zoeken.
Een getal. Hoe vaak per week gebeurt dit en hoe lang duurt het nu? Ook als het een schatting is. Zonder dit getal is er geen terugverdientijd te berekenen en blijft de waarde een gevoel.
Twee rollen horen aan tafel: iemand die het werk dagelijks doet, en iemand die mag beslissen over geld en over verandering.
Ontbreekt de eerste, dan krijg je het proces zoals het in de handleiding staat. Ontbreekt de tweede, dan komt er een tweede ronde. Meer dan vier mensen maakt een intake juist trager.
Zit er iemand van de eigen IT-afdeling bij, dan hoort die er vanaf het begin bij te zijn en niet pas bij de oplevering. Zie samenwerken naast je eigen IT-team.
Vier dingen die later toch boven komen, en die het gesprek sneller maken als ze er vroeg in zitten.
Het budgetbereik. Niet een exact bedrag, wel een orde van grootte. Zonder dat wordt er een voorstel gemaakt dat drie keer zo groot of drie keer zo klein is als wat je bedoelde.
De echte deadline. Een seizoen, een verhuizing, een audit. Dat verandert de volgorde van bouwen.
Wat er al geprobeerd is. Een eerdere poging die strandde is nuttige informatie, geen afgang. Het vertelt waar de weerstand zit.
Wat er niet mag. Data die het pand niet uit mag, een systeem waar niemand aan mag komen, een leverancier die je niet wilt.
Draai het ook om. Een intake is tweerichtingsverkeer, en deze vijf vragen leveren het meeste op.
Wat zou u in mijn situatie níet automatiseren? Een partij die overal ja op zegt, denkt niet mee.
Hoe ziet de eerste maand eruit, en wanneer zie ik iets werkends? Zie de eerste automatisering in 30 dagen.
Wat gebeurt er als het misgaat, en wie belt wie?
Van wie is de oplossing als we uit elkaar gaan, en waar staat hij dan?
Wat kost dit per jaar aan onderhoud en verbruik, los van de bouw? Zie beheer en onderhoud van maatwerksoftware.
Een intake van een half uur tot een uur volgt doorgaans dezelfde lijn. Eerst een korte schets van het bedrijf en waar de schoen wringt. Dan het gekozen proces stap voor stap, waarbij de vragen vooral gaan over wat er gebeurt als het anders loopt dan normaal. Daarna de systemen en de gegevens: waar staat wat, wie mag erbij, en wat mag niet naar buiten. Tot slot de randvoorwaarden: tijd, budget en wie er beslist.
Wat opvalt bij een goed gesprek is dat de meeste tijd naar de uitzonderingen gaat. Dat voelt als uitweiden en is het tegenovergestelde: het gewone geval is in een middag gebouwd, de uitzonderingen bepalen of het systeem na twee weken nog gebruikt wordt.
Maak zelf aantekeningen, ook als de ander dat doet. Niet uit wantrouwen, maar omdat je bij het teruglezen van het voorstel wilt kunnen nagaan of er iets ontbreekt dat je wel hebt gezegd.
Aan het eind van een goede intake ligt er geen offerte, maar wel de inhoud ervan: het proces zoals het nu gaat, het proces zoals het straks gaat, de uitzonderingen die meetellen, de koppelingen die nodig zijn, en een eerste inschatting van tijd en kosten.
De offerte volgt daarna binnen enkele dagen. Herkent u uw eigen proces daar niet in terug, dan is dat een signaal en geen detail.
Wat mensen in de praktijk meebrengen en wat er dan gebeurt, staat in wat je meeneemt naar een eerste gesprek over automatisering. Zie ook uitbesteden of zelf doen als die keuze nog openstaat.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056