Kennisbank / AI Automatisering
De meeste automatiseringstrajecten die tegenvallen, zijn niet slecht gebouwd. Ze zijn op het verkeerde proces losgelaten. Meestal op het proces dat het meest ergerde, en dat is zelden hetzelfde als het proces dat het meest oplevert.
Dit artikel geeft een methode om die keuze te maken met iets meer dan gevoel. Het kost een middag en bespaart doorgaans een verkeerd project. Zie wat is AI workflow automation voor de basis.
Begin niet bij systemen maar bij handelingen. Loop een week mee met jezelf of met de betrokken collega en noteer elke terugkerende handeling in deze vorm: wie, wat, hoe vaak, hoe lang, waar komt de informatie vandaan en waar gaat hij naartoe.
Twee dingen gaan hier standaard mis. Het eerste is dat mensen het beschrijven zoals het hoort te gaan in plaats van zoals het gaat. Het tweede is dat de uitzonderingen worden weggelaten, terwijl juist daar de tijd in verdwijnt. Vraag daarom expliciet: en wat doe je als het anders is dan normaal?
Een lijst van vijftien tot dertig handelingen is genoeg. Meer is bijna altijd een teken dat je te fijn bent gaan kijken.
Geef elke handeling een score van 1 tot 5 op vier vragen.
Frequentie. Hoe vaak gebeurt dit? Dagelijks scoort hoog, per kwartaal laag. Automatisering betaalt zich terug in herhaling.
Tijd per keer. Hoeveel minuten kost het, inclusief opzoeken, wachten en corrigeren. Reken eerlijk: zoeken naar de juiste map telt mee.
Foutgevoeligheid. Hoe erg is een fout hier en hoe vaak komt hij voor? Een verkeerd overgetypt bankrekeningnummer weegt zwaarder dan een typefout in een interne notitie.
Stabiliteit van de regels. Zijn de regels vast en uitlegbaar, of zit er een oordeel in dat per geval verschilt? Dit is de as die het vaakst wordt overgeslagen en die het meeste voorspelt.
Vermenigvuldig frequentie met tijd voor het bespaarpotentieel per maand. Gebruik foutgevoeligheid en stabiliteit als filter: een handeling die veel tijd kost maar waarvan de regels elke maand veranderen, is nog niet aan de beurt.
Automatisering herkent vormen. Vier vormen komen in vrijwel elk bedrijf terug en zijn het makkelijkst te winnen.
Overtypen tussen systemen. Gegevens die van A naar B gaan via een mens. Vrijwel altijd de beste eerste kandidaat.
Opzoeken en verrijken. Een naam of nummer waar iemand handmatig gegevens bij zoekt, zie KvK-API leads verrijken.
Samenstellen uit een sjabloon. Offertes, rapportages, maandoverzichten. Zie rapportages automatiseren.
Signaleren. Iemand die een lijst langsloopt om te zien of er iets moet gebeuren: een vervaldatum, een openstaande factuur, een klant die lang niets kocht.
Even belangrijk als kiezen is wegstrepen. Deze vier vragen om terughoudendheid.
Processen die niemand kan uitleggen. Als drie mensen drie verschillende beschrijvingen geven, is het proces zelf het probleem. Automatiseren legt de onduidelijkheid vast in code.
Processen die gaan veranderen. Nieuwe boekhouding volgend kwartaal, of een verhuizing naar een ander pakket. Wacht.
Processen met een oordeel dat gevolgen heeft. Een klacht beoordelen, een krediet toekennen, iemand afwijzen. Hier kan AI voorbereiden en samenvatten, maar het besluit hoort bij een mens. Zie wanneer mag AI zelf handelen.
Processen die een paar keer per jaar gebeuren. Ook als ze een dag kosten. De bouw en het onderhoud lopen er zo doorheen.
Het proces dat je beter niet automatiseert is meestal precies het proces waar iemand het hardst over klaagt. Dat staat uitgewerkt in het proces dat je beter niet automatiseert.
Een keuze die op kantoor wordt gemaakt en daarna wordt aangekondigd, stuit op weerstand die inhoudelijk vaak terecht is. De persoon die het proces dagelijks uitvoert, weet welke uitzonderingen er zijn en welke stap er alleen bestaat omdat een klant dat ooit vroeg.
Er speelt ook iets anders mee. Wie hoort dat zijn werk geautomatiseerd wordt, hoort al snel dat zijn werk overbodig wordt. Zolang die vraag onbeantwoord blijft, krijg je geen eerlijke beschrijving van het proces en dus geen goede automatisering.
Wees daarom expliciet over wat er met de vrijgekomen tijd gebeurt. In de praktijk gaat die bijna altijd naar werk dat wél blijft liggen: klanten nabellen, offertes opvolgen, afspraken inplannen. Dat is geen geruststelling maar de reden dat automatisering rendeert: het dure deel van iemands dag is nooit het overtypen.
Neem uit de lijst de handeling met het hoogste bespaarpotentieel die ook hoog scoort op stabiliteit. Meet vóór de bouw hoe lang hij nu kost en hoe vaak hij misgaat. Zonder die nulmeting is elke uitspraak achteraf een mening.
Bouw die ene keten helemaal af, inclusief de uitzonderingen en de foutafhandeling, en laat hem een paar weken naast de oude manier meelopen. Zie foutafhandeling in pipelines.
Pas als die keten vertrouwd wordt, komt de volgende. Vijf tegelijk starten voelt sneller en levert vijf halfwerkende ketens op die niemand durft te gebruiken.
Voor een eerste keten in een klein bedrijf is enkele uren per week besparing een normale uitkomst, met een terugverdientijd die in maanden wordt geteld en niet in jaren. Wat het precies wordt, hangt af van de frequentie en de doorlooptijd van de handeling, en dat is de reden dat stap 1 en stap 2 niet overgeslagen kunnen worden.
Zie wat levert automatisering op voor de rekenmethode en de ROI van automatisering voor hoe je dat onderbouwt. Voor het tempo van invoeren: de eerste automatisering in 30 dagen.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056