Een intake van een half uur levert een voorstel op of een tweede afspraak. Het verschil zit in wat de opdrachtgever meebrengt: vijf dingen, vier zaken die je meteen zegt, en vijf vragen die je zelf stelt.
Een intakegesprek van een half uur kan twee dingen opleveren. Een voorstel met een concrete scope, een prijs en een doorlooptijd. Of een tweede gesprek om te vragen wat er in het eerste niet ter sprake kwam.
Het verschil zit bijna nooit in de vragen die de bouwer stelt. Het zit in wat de opdrachtgever meebrengt, en dat is een uur voorbereiding waard.
De grootste winst zit in de afbakening. Een gesprek over "wij willen iets met AI" kost een half uur en levert een inventarisatie op. Een gesprek over één proces levert een voorstel op.
Kies dus vooraf één handeling die je wilt verbeteren, bij voorkeur eentje die vaak terugkomt en waarvan de regels uitlegbaar zijn. Andere ideeën noem je gerust, maar als lijst voor later. Zie welke processen automatiseer je eerst om die keuze te maken.
De stappen zoals ze nu gaan. Letterlijk: wie doet wat, in welke volgorde, in welk scherm. Acht regels is genoeg, en beter dan een procesplaat die niet klopt met de praktijk.
De uitzonderingen. Wat gebeurt er als de aanvraag onvolledig is, als de klant al bestaat, als het bedrag boven een grens ligt. Hier zit het echte werk, en dit onderscheidt een offerte die klopt van een offerte die later wordt bijgesteld.
Echte voorbeelden. Twee of drie werkelijke gevallen met gegevens erin. Geen verzonnen voorbeeld, want die is altijd netter dan de werkelijkheid. Persoonsgegevens mogen eruit.
De systemen. Welke pakketten, welke versie, en of er een koppeling beschikbaar is. Weet je dat niet, dan is dat geen probleem maar wel iets om uit te zoeken.
Een getal. Hoe vaak per week gebeurt dit en hoe lang duurt het nu? Ook als schatting. Zonder dat getal is er geen terugverdientijd te berekenen en blijft de waarde een gevoel.
Twee rollen horen aan tafel: iemand die het werk dagelijks doet, en iemand die mag beslissen over geld en over verandering.
Ontbreekt de eerste, dan krijg je het proces zoals het in de handleiding staat. Ontbreekt de tweede, dan komt er een tweede ronde. Meer dan vier mensen maakt een intake juist trager. Heb je een eigen IT-afdeling, betrek die vanaf het begin en niet pas bij de oplevering.
Het budgetbereik. Geen exact bedrag, wel een orde van grootte. Zonder dat wordt er een voorstel gemaakt dat drie keer zo groot of drie keer zo klein is als wat je bedoelde.
De echte deadline. Een seizoen, een verhuizing, een audit. Dat verandert de volgorde van bouwen.
Wat er al geprobeerd is. Een eerdere poging die strandde is nuttige informatie en geen afgang. Het vertelt waar de weerstand zit.
Wat er niet mag. Data die het pand niet uit mag, een systeem waar niemand aan mag komen, een leverancier die je niet wilt.
Een intake is tweerichtingsverkeer. Deze vijf leveren het meeste op.
Wat zou u in mijn situatie niet automatiseren? Een partij die overal ja op zegt, denkt niet mee. Hoe ziet de eerste maand eruit en wanneer zie ik iets werkends? Wat gebeurt er als het misgaat en wie belt wie? Van wie is de oplossing als we uit elkaar gaan, en waar staat hij dan? En wat kost dit per jaar aan onderhoud en verbruik, los van de bouw?
Die laatste wordt het minst gesteld en verklaart de meeste teleurstellingen achteraf. Zie beheer en onderhoud van maatwerksoftware.
Eerst een korte schets van het bedrijf en waar de schoen wringt. Dan het gekozen proces stap voor stap, waarbij de vragen vooral gaan over wat er gebeurt als het anders loopt dan normaal. Daarna de systemen en de gegevens: waar staat wat, wie mag erbij, en wat mag niet naar buiten. Tot slot tijd, budget en wie beslist.
Wat opvalt bij een goed gesprek is dat de meeste tijd naar de uitzonderingen gaat. Dat voelt als uitweiden en is het tegenovergestelde: het gewone geval is in een middag gebouwd, de uitzonderingen bepalen of het systeem na twee weken nog gebruikt wordt. Zie het eerste gesprek voorbereiden.
Aan het eind ligt er geen offerte, maar wel de inhoud ervan: het proces zoals het nu gaat, het proces zoals het straks gaat, de uitzonderingen die meetellen, de koppelingen die nodig zijn, en een eerste inschatting van tijd en kosten.
De offerte volgt binnen enkele dagen. Herkent u uw eigen proces daar niet in terug, dan is dat een signaal en geen detail.
Nee. U kent uw proces, wij kennen de techniek. Wat u wel moet kunnen, is uitleggen wat er gebeurt als het misgaat.
Kom dan met de drie dingen die het meeste tijd kosten. Uit die drie komt in het gesprek meestal vanzelf een eerste keuze.
Een eerste gesprek van een half uur is een kennismaking. Pas als er echt onderzoek nodig is om een voorstel te maken, wordt dat apart afgesproken.
Voor één afgebakende keten reken je in weken. Zie de eerste automatisering in 30 dagen.
Ook dat is een eerlijke uitkomst van een intake. Zie uitbesteden of zelf doen.
Met het opschrijven van één proces in acht regels, en met de eerlijke vraag wat er gebeurt als het anders loopt. Dat is de voorbereiding, en die kost een uur.
Wilt u zo'n gesprek inplannen, neem contact op.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056