Kennisbank / Custom software & AI-apps
Bij maatwerksoftware gaat de aandacht naar de bouw: wat het moet kunnen, wat het kost, wanneer het klaar is. De oplevering voelt als de finish. In werkelijkheid is het de start van de periode waarin de software het grootste deel van zijn waarde levert, en waarin de meeste onaangename verrassingen zitten.
Die verrassingen zijn te voorkomen, maar alleen met afspraken die je vóór de bouw maakt. Daarna ben je een onderhandelingspositie kwijt die je nooit meer terugkrijgt. Zie custom AI-software voor het traject zelf.
Onderhoud klinkt als "af en toe een fout herstellen". Het bestaat uit vier verschillende dingen die vaak op één hoop gaan, terwijl ze in omvang sterk verschillen.
Correctief: iets doet het niet meer of doet iets verkeerd. Dit is wat mensen bedoelen met onderhoud, en het is het kleinste deel.
Preventief: bijwerken van onderliggende onderdelen. Elke applicatie leunt op tientallen externe pakketten met eigen beveiligingsupdates. Wie dat een jaar laat liggen, staat voor een grote sprong in plaats van een reeks kleine.
Adaptief: de wereld verandert. Een koppeling verandert zijn interface, een leverancier stopt een dienst, een boekhoudpakket wijzigt zijn exportformaat. Hier is niets kapot aan jouw kant, en toch is er werk.
Perfectief: gebruikers vragen aanpassingen omdat ze het systeem nu echt kennen. Dit is een goed teken en hoort in een aparte pot.
De eerste drie samen zijn de bodem: ze kosten geld zonder dat er iets nieuws bij komt. Wie alleen voor de vierde begroot, komt elk jaar tekort.
De vuistregel in de branche is dat jaarlijks onderhoud tussen de vijftien en twintig procent van de bouwsom ligt, afhankelijk van het aantal koppelingen en van hoe kritisch het systeem is. Een applicatie zonder externe koppelingen die intern door vijf mensen wordt gebruikt, zit aan de onderkant. Een systeem dat aan vier externe diensten hangt en waar klanten op zitten, zit erboven.
Daar komt de infrastructuur bij: hosting, database, opslag, mailverzending en foutmonitoring. Die kosten zijn meestal bescheiden, maar ze bestaan elke maand.
Wat je hiermee koopt, is niet "af en toe een fout minder". Je koopt dat het systeem over drie jaar nog draait en nog veilig is.
Dit is het deel dat later niet meer te repareren valt. Leg vóór de bouw vast:
Dit klinkt wantrouwig en is het tegenovergestelde: het maakt het makkelijk om lang met dezelfde partij door te gaan, omdat vertrek geen ramp is.
Niet alle software is even duur in onderhoud, en dat ligt grotendeels vast op de dag van oplevering.
Let op deze vier dingen. Automatische tests, zodat een wijziging aantoonbaar niets anders breekt. Foutmonitoring, zodat een storing bekend is voordat een gebruiker belt. Een reproduceerbare installatie, zodat de applicatie op een andere machine op te zetten is zonder de oorspronkelijke bouwer. En leesbare documentatie van de keuzes, niet van de code zelf maar van waarom het zo is opgezet.
Software zonder tests is niet goedkoper gebouwd. Hij is duurder in onderhoud, en dat verschil betaal je jaren lang. Zie van wireframe naar werkende app voor hoe dit in de bouwfase wordt ingericht.
Zit er een taalmodel in de applicatie, dan komt er een categorie bij die klassieke software niet kent.
Modellen worden vervangen en uitgefaseerd, en een nieuwe versie gedraagt zich net anders bij dezelfde instructie. Prijzen per verwerkt stuk tekst veranderen. En de kwaliteit van de uitkomst is niet vast te leggen in een test die alleen groen of rood kent.
Daarom hoort bij een AI-onderdeel een kleine, vaste verzameling voorbeelden met verwachte uitkomsten, die je na elke wijziging opnieuw doorloopt. Verder hoort er een grens op het verbruik in te zitten, zodat een lus of een piek geen onbeperkte rekening oplevert. Zie AI-dashboards en interne tools en wanneer mag AI zelf handelen.
Naast de vraag wat onderhoud kost, staat de vraag wie het doet. Er zijn drie modellen, en ze passen bij verschillende bedrijven.
Bij de bouwer laten. Een vast bedrag per maand, met afgesproken reactietijden. Het minste gedoe, en de partij die het bouwde kent het systeem. Let er wel op dat er iets van overdracht bestaat, anders is er niemand anders die erin kan.
Zelf doen met hulp op afroep. Past bij bedrijven met een eigen ontwikkelaar. De bouwer blijft beschikbaar voor de grotere ingrepen en voor de vragen waar veel tijd in gaat zitten.
Overdragen aan een derde partij. Werkt alleen als de oplevering op orde was. Reken op een inwerkperiode waarin het onderhoud tijdelijk duurder is dan daarvoor.
Wat in alle drie de gevallen geldt: leg vast wie er belt bij een storing buiten kantooruren, en of dat überhaupt kan. Software die de bedrijfsvoering raakt en alleen op werkdagen ondersteund wordt, is een keuze en geen vergissing, maar dan wel een bewuste.
Onderhoud werkt het beste als er een vast ritme is in plaats van een storingslijn. Eens per kwartaal langs de foutmeldingen, de updates, het verbruik en de wensenlijst. Twee keer per jaar de vraag of het systeem nog past bij hoe er gewerkt wordt.
Wat dat concreet oplevert en waar het misgaat als je het niet doet, staat in wat er gebeurt na de oplevering van je AI-app.
Zie ook interne tool of standaardsoftware: soms is de eerlijkste conclusie dat een bestaand pakket met een koppeling genoeg is, en dan vervalt de onderhoudsvraag grotendeels naar de leverancier.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056