West-Vlaanderen heeft een uitgesproken maakcultuur en een sterk ondernemersklimaat. Dat betekent korte lijnen, en dus ook snelle beslissingen over automatisering.
West-Vlaanderen heeft de reputatie dat er meer wordt gemaakt dan gepraat, en dat is voor dit onderwerp een voordeel. Waar elders een automatiseringsvraag door drie overlegrondes gaat, valt hier vaak binnen een gesprek de beslissing om iets te proberen. Het risico aan die kant is het omgekeerde: te snel bouwen aan een proces dat nog niet vastligt.
De regio heeft een brede maakindustrie: metaal, kunststof, machinebouw, verpakking, en de textiel- en interieursector die zich heeft doorontwikkeld naar design en hoogwaardige productie. Daarnaast is er veel bouw en installatie, food-gerelateerde bedrijvigheid, en een dienstverlenende laag die aan die sectoren levert. De nabijheid van de Franse grens betekent voor veel bedrijven dat een deel van de klanten en het personeel Franstalig is.
Wat opvalt is het aantal familiebedrijven van twintig tot tweehonderd medewerkers dat al generaties bestaat. Die hebben doorgaans goede systemen, veel vakkennis, en processen die zijn gegroeid in plaats van ontworpen.
Bij een familiebedrijf dat dertig jaar bestaat, is het proces niet ontworpen maar ontstaan. Dat betekent dat het werkt, dat niemand precies kan uitleggen waarom het zo werkt, en dat er een handvol uitzonderingen in zit die alleen de mensen met de meeste dienstjaren kennen.
Dat is geen probleem maar het bepaalt de aanpak. Wat wij hier doen is eerst het proces uitschrijven in handelingen, inclusief de uitzonderingen, en dat teruggeven aan het bedrijf. Verrassend vaak is dat document zelf al waardevol, los van wat er daarna geautomatiseerd wordt, omdat het voor het eerst op papier staat.
Neem een producent met veel productvarianten die per aanvraag een prijs moet bepalen. De calculatie zit in een spreadsheet die door een van de vennoten wordt onderhouden, en alleen hij weet welke opslagen waar horen. Als hij op vakantie is, wachten offertes.
Geautomatiseerd wordt de aanvraag uitgelezen, worden de materiaalgegevens opgehaald, en wordt de calculatieregel toegepast die vooraf is vastgelegd. De offerte ligt klaar met de onderbouwing erbij, en de vennoot controleert in plaats van rekent. Het inzicht blijft bij hem, alleen zit het nu ook in het proces.
Voor bedrijven die richting de Franse grens leveren is dit een expliciet punt in de specificatie en geen bijzaak. Klantcommunicatie, orderbevestigingen en een telefoonassistent die Nederlands en Frans aankan zijn te bouwen, maar dat moet vooraf besproken zijn en niet achteraf blijken.
De praktische regel: kies per kanaal of het tweetalig is. Half Frans, dus een Nederlandse bevestiging met een Franse aanhef, is slechter dan consequent Nederlands. Zie voice agents voor Belgische kmo's.
De relatie met een vaste klant, en de calculatie voor een echt uniek project. Bij standaardwerk is de prijs voorspelbaar, bij maatwerk zit het denkwerk juist daar.
Verder, en dat is hier het relevantste: een proces dat nog niet vastligt. De snelheid van beslissen is een kracht, maar bouwen voordat het proces helder is levert een automatisering op die de onduidelijkheid vastlegt. Eerst afspreken hoe het hoort, dan bouwen.
Wij hebben een pakket dat alles zou moeten kunnen. Waarom werkt het niet? Meestal omdat het pakket een werkwijze veronderstelt die niet de uwe is. Dan hebt u de keuze om uw proces aan te passen of om er iets naast te zetten dat past. Beide zijn verdedigbaar, maar het is een keuze.
Onze mensen zijn niet met computers opgegroeid. Dat is een argument om minder schermen toe te voegen, niet meer. Goede automatisering betekent dat er handelingen verdwijnen.
Zitten jullie niet erg ver? Kortrijk is een langere maar normale rit vanaf Eindhoven. Voor een intake en een oplevering is dat geen bezwaar; het bouwen gebeurt op afstand.
In een familiebedrijf is de belangrijkste bijdrage niet techniek maar toegang tot de mensen met de dienstjaren. Zij kennen de uitzonderingen die nergens staan: de klant die altijd anders factureert, de opslag die bij dat ene materiaal hoort, de order die voorrang krijgt omdat dat historisch zo is gegroeid.
Daarom begint een traject hier met meekijken op de vloer in plaats van met een gesprek in een vergaderzaal. Wat mensen vertellen dat er gebeurt en wat er daadwerkelijk gebeurt, verschilt in productie vaker dan elders, en dat verschil is precies waar een automatisering op stukloopt als u het over het hoofd ziet.
Verder toegang tot de systemen waaraan gekoppeld wordt, en een besluit over wat er zonder tussenkomst mag lopen. Bij calculatie kiezen de meeste bedrijven ervoor dat de offerte automatisch wordt opgemaakt maar dat een mens hem nakijkt, minstens de eerste maanden. Dat is een verstandige keuze en het is de uwe.
De eerste stap is hier bijna altijd hetzelfde: het proces uitschrijven dat nu in iemands hoofd zit. Dat kost een halve dag, het levert direct inzicht op, en het maakt de vervolgvraag concreet in plaats van theoretisch.
Dit artikel hoort bij ons overzicht AI-automatisering in Vlaanderen. Lees ook automatisering voor een Vlaamse kmo of neem contact op.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056