Soms is het probleem niet dat u de verkeerde software hebt, maar dat er geen software bestaat voor hoe u werkt. Wanneer maatwerk verstandig is en wanneer juist niet.
De meeste bedrijven hebben geen softwareprobleem maar een koppelingsprobleem, en dan is maatwerk het verkeerde antwoord. Maar er is een categorie waarin het wel het juiste antwoord is, en die is groter dan softwareleveranciers u zullen vertellen. Dit artikel gaat over het verschil.
Begin bij de eerlijke kant. Voor boekhouding, facturatie, salarisadministratie, CRM en projectplanning bestaan uitstekende pakketten, en de Belgische markt heeft daarvan gedegen aanbieders die de lokale regels kennen. Sinds de e-facturatieverplichting is dat laatste geen bijzaak: een pakket dat Peppol ondersteunt is voor dat deel de snelste route.
Wat dan meestal wel nodig is, is dat die pakketten met elkaar praten. Dat is geen maatwerksoftware maar workflow-automatisering, en het is aanzienlijk goedkoper. Zie eigen tool bouwen of standaardsoftware gebruiken.
Vier situaties waarin een pakket structureel niet past:
Neem een producent met veel productvarianten. De calculatie zit in een spreadsheet die door een van de vennoten wordt onderhouden, en alleen hij weet welke opslagen waar horen. Als hij op vakantie is, wachten offertes. Als hij vertrekt, is het bedrijf een sleutelcompetentie kwijt.
Als tool wordt hetzelfde rekenwerk een applicatie waar een verkoper de gegevens invult en de prijs met onderbouwing uitrolt. De regels zijn vastgelegd en aanpasbaar, elke berekening is terug te vinden, en het inzicht van de vennoot zit nu in het bedrijf in plaats van in zijn hoofd. Hij bepaalt nog steeds de regels, alleen voert hij ze niet meer zelf uit.
Te groot beginnen. Een bedrijf dat in een keer alles wil vervangen, zit een jaar later nog te bouwen. Wij leveren in stappen op, zodat het eerste deel draait terwijl de rest gebouwd wordt en u kunt bijsturen op basis van iets dat u kunt gebruiken in plaats van op een document.
Bouwen op een proces dat nog niet vastligt. Als drie mensen hetzelfde werk op drie manieren doen, legt de software die onduidelijkheid vast. Eerst afspreken, dan bouwen.
De uitzonderingen vergeten. Elk proces heeft er een handvol, en die staan nergens beschreven. Het zijn precies de uitzonderingen die een tool onbruikbaar maken wanneer ze ontbreken, want dan valt de gebruiker terug op de oude spreadsheet.
Afhankelijkheid inbouwen. Dit is het punt dat het langst doorwerkt. Software die alleen de bouwer kan onderhouden, is een risico dat groeit. Bij ons is de code van u, staat de documentatie erbij, en lopen koppelingen via uw eigen accounts. Zie uitbesteden of zelf doen.
Meer dan bij een automatisering, en dat hoort zo. Wij hebben iemand nodig die het proces kent en beslissingen kan nemen, want bij maatwerk zijn er per week keuzes te maken die niemand anders kan maken. Dat is doorgaans een halve dag per week in de bouwfase.
Verder een besluit over wat er in versie een hoort en wat later mag. Dat is de moeilijkste vraag en de belangrijkste: een eerste versie die alles kan, komt nooit af.
Twee dingen die specifiek meespelen. Het eerste is e-facturatie: elke tool die facturen raakt moet aansluiten op de structurele factuur, en dat is sinds dit jaar geen optie meer. Zie e-facturatie en Peppol in Belgie.
Het tweede is taal. Werkt u met Franstalige klanten of medewerkers, dan is tweetaligheid een eis in de specificatie en niet iets wat u er later inbouwt, want het raakt elk scherm en elk uitgaand bericht.
Tussen een standaardpakket en volledig maatwerk zit een categorie die het antwoord is voor meer bedrijven dan beide uitersten: een dunne eigen laag bovenop de pakketten die u al hebt.
Concreet betekent dat dat uw boekhouding, uw CRM en uw planning blijven staan, en dat er een tool bijkomt die alleen doet wat die pakketten niet kunnen. Vaak is dat precies een ding: het overzicht dat uit alle drie moet komen, of de calculatie die nergens past, of het scherm waarop de werkvloer ziet wat er vandaag moet gebeuren.
Dat is aanzienlijk goedkoper dan een systeem bouwen, het is in weken op te leveren in plaats van in maanden, en u houdt de pakketten waarvan de leverancier de Belgische regels voor u bijhoudt. Voor de meeste kmo's is dit de verstandigste vorm, en het is de vorm die softwareleveranciers niet aanbieden omdat er geen licentie aan hangt.
Is maatwerk niet veel duurder? Vaak wel in aanschaf en soms niet over vijf jaar, omdat er geen licenties per gebruiker aan hangen en u niet betaalt voor functies die u niet gebruikt. Reken beide kanten door in plaats van op gevoel te kiezen.
Wat als wij groeien? Dat is een ontwerpvraag die aan het begin hoort en niet achteraf. Het is ook de reden dat wij in stappen bouwen.
Kunnen wij het later zelf beheren? Ja, dat is het uitgangspunt. De code is van u.
Zoek de spreadsheet waarvan niemand durft te zeggen dat hij eruit moet. Dat is bijna altijd het beste startpunt: het proces is bewezen, de regels bestaan al, en de winst is direct duidelijk voor de mensen die ermee werken.
Dit artikel hoort bij ons overzicht AI-automatisering in Vlaanderen. Bekijk maatwerk AI-apps of neem contact op.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056