Een AI-assistent die je mail en agenda zelf bijhoudt
Een AI-assistent die je mail en agenda bijhoudt, koppel je aan Gmail of Microsoft 365. Hij vat je inbox samen, schrijft antwoorden voor en plant afspraken. Waar je op let en hoe je begint.
Een AI-assistent die je mail en agenda bijhoudt, koppel je aan je eigen Gmail, Google Agenda of Microsoft 365. Hij vat je inbox samen, schrijft antwoorden in jouw toon, zet afspraken in je agenda en herinnert je aan wat nog openstaat. Kies een assistent die onthoudt hoe je werkt, waarbij je zelf de rechten bepaalt, en die je eerst concepten laat zien voordat er iets wordt verstuurd.
Mail en agenda kosten de meeste ondernemers elke dag een uur of meer. Lezen, sorteren, antwoorden, een afspraak heen en weer schuiven. Een AI-assistent kan daar veel van overnemen. In deze post lees je wat zo'n assistent doet, waar je op let en hoe je begint. Meer over wat een assistent per afdeling overneemt, staat in dGENIX in de praktijk.
Wat doet een AI-assistent met je mail?
Gekoppeld aan je mailbox kan een assistent:
- Je inbox samenvatten. 's Ochtends een overzicht van wat er binnenkwam, wat belangrijk is en wat kan wachten.
- Antwoorden voorbereiden. Een concept in jouw toon, met de gegevens die hij al van je weet. Jij leest het na en verstuurt het.
- Zoeken. "Wat schreef die leverancier vorige maand over de levertijd?" Hij zoekt het op en vat het samen.
- Opvolgen. Hij houdt bij op welke mails nog een antwoord moet komen, en herinnert je eraan.
Wat doet hij met je agenda?
- Afspraken inplannen. "Zet een gesprek met Sanne op donderdag om tien uur" is genoeg.
- Een vrije plek zoeken. Hij kijkt in je agenda wanneer je kunt, en stelt tijden voor.
- Je dag voorbereiden. Een overzicht van je afspraken, met wat je moet weten over de mensen die je ziet.
- Verslagen maken. Na een vergadering een verslag met besluiten en actiepunten, uit een opname.
Waar let je op bij het kiezen?
Veel assistenten kunnen mail lezen. De verschillen zitten in wat er omheen zit.
- Geheugen. Een assistent die elke keer opnieuw moet horen wie je klanten zijn, scheelt weinig tijd. Kies er een die onthoudt hoe je werkt. Zie geheugen en spraak in dGENIX.
- Rechten. Je moet kunnen kiezen of hij alleen leest, alleen concepten maakt of ook verstuurt.
- Waar je gegevens staan. Bij voorkeur op Europese servers, en nooit gebruikt om AI te trainen.
- Meer dan mail. Een assistent die ook je agenda, je documenten en je klantgegevens kent, kan meer werk overnemen dan een losse mailhulp.
- Nederlands. Een assistent die goed Nederlands schrijft, scheelt je het herschrijven van elk concept.
Is het veilig om een assistent bij je mail te laten?
Dat hangt af van hoe de koppeling werkt. Een goede assistent vraagt geen wachtwoord, maar laat je inloggen bij Google of Microsoft zelf en toestemming geven. Je ziet welke rechten hij vraagt, en je trekt ze in wanneer je wilt. Begin met de kleinste rechten: lezen en concepten maken. Meer daarover in je tools koppelen aan dGENIX.
Een aandachtspunt: mails komen van buitenaf. Een assistent die mails leest, kan instructies tegenkomen die iemand anders erin zette. Laat hem daarom niet zelfstandig versturen of betalen op basis van wat er in een mail staat. Met concepten houd jij de laatste stap in de hand.
Hoe begin je?
- Koppel alleen mail en agenda. Met rechten om te lezen en concepten te maken.
- Vertel de assistent wie je bent. Je bedrijf, je belangrijkste klanten, je toon. Hoe korter en duidelijker, hoe beter.
- Begin met de ochtend. Laat je elke ochtend een samenvatting van je inbox en je dag sturen.
- Laat hem antwoorden voorbereiden op de mails die steeds terugkomen: offerteaanvragen, afspraakverzoeken, vragen over levertijden.
- Breid uit zodra je merkt dat de concepten kloppen.
Na een paar weken weet je welke mails je volledig kunt overlaten, en welke je zelf wilt blijven schrijven.
Hoe ziet een dag met een assistent eruit?
Om half acht staat er een overzicht klaar: twaalf nieuwe mails, waarvan drie een antwoord nodig hebben, en vier afspraken vandaag. Bij de drie mails staan concepten klaar. Je leest ze na tijdens je koffie, past er één aan en verstuurt ze. Tussen twee afspraken door vraag je de assistent een gesprek met een leverancier in te plannen; hij zoekt een vrije plek en stuurt een voorstel. Na je laatste afspraak maakt hij een verslag van het overleg van vanmiddag, met de actiepunten erbij.
Niets daarvan is spectaculair. Het scheelt wel elke dag het werk dat je anders 's avonds nog deed.
Wat levert het op?
Dat verschilt per persoon. Wie veel mail krijgt die op elkaar lijkt, wint het meest: offerteaanvragen, afspraken, standaardvragen. Wie vooral persoonlijke, inhoudelijke mail schrijft, wint minder, maar heeft nog steeds iets aan de samenvatting en het zoeken. Houd een week bij hoeveel tijd je aan mail en agenda besteedt, dan weet je wat er te halen valt.
Hoe doet dGENIX dit?
In dGENIX koppel je Gmail, Google Agenda of Microsoft 365, en neemt GENI het werk over: je inbox samenvatten, antwoorden voorbereiden, afspraken plannen en je dag voorbereiden. GENI onthoudt wat je hem vertelt over je bedrijf en je klanten, ook in spraak en in geplande taken. Je bepaalt per tool welke rechten GENI krijgt. Je gegevens staan op Europese servers en worden nooit gebruikt om AI te trainen. Je kunt gratis beginnen; zie dGENIX gratis proberen.
Veelgestelde vragen
Kan de assistent zelf mails versturen?
Als je die rechten geeft, ja. Begin liever met concepten die jij verstuurt.
Werkt het met Outlook?
Met Microsoft 365, ja. Bij een zakelijk account moet een beheerder soms eerst toestemming geven.
Leest de assistent al mijn oude mail?
Hij zoekt in je mail als je hem iets vraagt. Hij hoeft niet je hele archief te verwerken om te werken.
Wat als hij een fout maakt in een concept?
Pas het aan en vertel hem wat er anders moet. Wat je vastlegt in zijn geheugen, gebruikt hij de volgende keer.
Verder lezen in de kennisbank
Meer uit de blog
- dGENIX, Visual Studio en een eigen workflow: één keten die het werk doorgeeft
- Taken die een AI-assistent overneemt, zonder dat je code schrijft
- Wat GENI in dGENIX voor je doet, op een gewone werkdag
dGEN Productions, AI-bureau in Veldhoven, regio Eindhoven (Brainport), onderdeel van dGEN Labs. De Run 1141 (1e verdieping, nr. 12), 5503 LB Veldhoven · info@dgenproductions.nl · 06-87413056 · KvK 97916137 (eenmanszaak) · btw NL005295840B15