Leuven zit vol bedrijven die hun eigen techniek bouwen en juist daarom hun interne processen laten liggen. Dat is precies waar automatisering het snelst iets oplevert.
In Leuven zit een concentratie bedrijven die technologie als product hebben, en dat levert een eigenaardig probleem op. Precies de bedrijven die het beste zouden kunnen automatiseren, doen het intern het minst, omdat elk uur ontwikkelcapaciteit naar het product gaat en niet naar de eigen administratie. Het gevolg is een technologiebedrijf dat de klant een geautomatiseerde oplossing verkoopt en zelf offertes met de hand in elkaar zet.
De universiteit en het onderzoeksecosysteem eromheen leveren een stroom bedrijven op in software, medische technologie, biotech en hardware. Daarnaast zit er een brede laag zakelijke dienstverlening, van advies tot recruitment, en horeca en retail die de studentenstad bedienen.
Wat het bedrijfsleven hier typeert is de groeicurve. Veel bedrijven gaan van vijf naar vijftig naar tweehonderd medewerkers in een paar jaar, en de processen groeien niet mee. Wat bij tien mensen werkte via een gedeeld document, valt bij vijftig om.
Bij een bedrijf dat hard groeit is de vraag niet of iets efficiënter kan, maar wat er als eerste omvalt. Dat is bijna altijd de plek waar het bedrijf zijn eigen groei bijhoudt met menselijke aandacht: de administratie, de onboarding van klanten, en de rapportage.
Het venijn zit in de timing. Automatiseer te vroeg en u legt een proces vast dat volgende maand anders werkt. Automatiseer te laat en u hebt drie mensen aangeworven om iets te doen wat software had kunnen doen. De praktische regel die wij aanhouden: automatiseer wat stabiel is en al minstens een half jaar hetzelfde loopt, en laat de rest voorlopig met de hand.
Neem een softwarebedrijf dat gegroeid is van acht naar veertig mensen. Nieuwe klanten doorlopen een onboarding die in iemands hoofd zit: een kickoffgesprek, een technische aansluiting, een training, een aantal controlemomenten. Bij acht klanten per jaar werkte dat. Bij tachtig blijkt dat elke klant een net andere onboarding krijgt, en dat de klachten daarover toenemen.
Geautomatiseerd doorloopt elke klant hetzelfde traject: de taken worden aangemaakt, de juiste mensen krijgen ze op het juiste moment, de klant krijgt de berichten die hij hoort te krijgen, en waar iets blijft liggen komt er een signaal. De inhoud van het gesprek blijft mensenwerk, de structuur eromheen niet.
Het inhoudelijke oordeel, en bij een technologiebedrijf ook het product zelf. Interne automatisering hoort de organisatie te ondersteunen, niet in uw eigen codebase te gaan zitten waar uw eigen team beter geplaatst is.
Verder een proces dat nog aan het uitkristalliseren is. Bij snelle groei verandert de werkwijze soms per kwartaal, en dan is automatiseren van iets wat volgende maand anders loopt verspilde moeite.
Bij bedrijven met eigen ontwikkelaars is de belangrijkste bijdrage niet techniek maar prioriteit. Wat wij nodig hebben is duidelijkheid over welk proces als eerste aandacht verdient, en iemand die weet hoe het werkelijk loopt inclusief de uitzonderingen.
Wat wij daar tegenover zetten is dat het gedocumenteerd wordt opgeleverd en dat de koppelingen via uw eigen accounts lopen, zodat uw team het kan overnemen zodra daar ruimte voor is. Zie uitbesteden of zelf doen.
Wij hebben zelf ontwikkelaars. Waarom zouden we dit uitbesteden? Doorgaans om dezelfde reden dat het nu niet gebeurt: uw team werkt aan het product. Interne automatisering is werk dat altijd belangrijk en nooit urgent is, en daarom blijft het liggen.
Kan dit meegroeien? Dat is de opzet. Wij bouwen in stappen, zodat het eerste deel draait terwijl de rest gebouwd wordt en u kunt bijsturen.
Hoe zit het met onze gegevens? Per stap een expliciete keuze, vastgelegd in het systeem. Zie GDPR en automatisering in Belgie.
De winst is bij deze bedrijven zelden een besparing op de loonlijst en bijna altijd een aanwerving die u niet hoeft te doen. Een onboarding die vanzelf loopt betekent dat u tachtig klanten aankunt met de bezetting waarmee u er dertig deed. Een rapportage die zichzelf samenstelt betekent dat het maandelijkse cijferwerk niet meer bij de oprichter ligt.
Het tweede effect zit in tijd die u terugkrijgt op de plek waar die het duurst is. Wanneer een ontwikkelaar per week vier uur besteedt aan interne vragen die in de documentatie staan, dan is dat vier uur die niet naar het product gaan. Dat is geen efficiëntievraag maar een prioriteitsvraag, en die weegt bij een groeiend technologiebedrijf zwaarder dan waar ook.
Wat daar bij hoort is dat de verstoring klein blijft. Er verandert niets aan de manier waarop uw team bouwt, en er komt geen systeem bij waar iedereen mee moet leren werken. Wat verandert is dat de informatie eromheen op tijd op de juiste plek staat.
De vraag die hier het meeste oplevert is niet welke techniek u gaat gebruiken, maar welk proces als eerste omvalt bij de volgende verdubbeling. Dat is bijna altijd te overzien en binnen enkele weken te bouwen.
Dit artikel hoort bij ons overzicht AI-automatisering in Vlaanderen. Lees ook maatwerksoftware voor Belgische bedrijven of neem contact op.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056